Organisasi
Umum
A. RENTAN KENDALI (SPAN OF CONTROL)
Sering disebut juga Span
of Management, Span of Executive atau Span of Authority.
Adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan
dikendalikan secara effektif oleh seorang manager.
Rentang manajemen atau rentang kendali adalah kemampuan manajer untuk melakukan
koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan yang
melapor kepadanya. Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan
yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Bawahan yang
terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit
juga kurang baik.
Istilah-istilah lain rentang
manajemen:
1. span of control
2. Span of authority
3. Span of attention atau span of supervision
Hubungan rentang manajemen dan koordinasi:
”Semakin besar jumlah rentang, semakin sulit untuk mengoordinasi
kegiatan-kegiatan bawahan secara efektif.”
Prinsip rentang
manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara
efektif oleh seorang manajer. Pengertian
rentang manajemen dapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control,
span of authority, span of attention atau span of supervision,
Berapa
sebenaranya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya
dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa
seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu
banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga
kurang baik. Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat.
Pertama rentang manajemen memperngaruhi penggunaan efisien dari manajer dan
pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara
rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit rentang
manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang manajemen
yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti tingkatan
manajemen semakin sedikit.
Untuk memilih suatu rentang manajemen, manajer harus mempertimbangkan hubungan
manajer dengan bawahan dalam dua kelompok dua atau lebih, juga memeperhatikan
hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan. Secara matematik V.A.
Graicunas menetapkan rumus matematikan untuk menghitung jumlah hubungan yang
akan dilakukan
PERLUNYA RENTANG KENDALI DALAM
ORGANISASI
•
Keterbatasan
waktu
•
Keterbatasan
pengetahuan
•
Keterbatasan
kemampuan
•
Keterbatasan
perhatian
FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG
KENDALI
•
Sifat
dan terperincinya rencana
•
Latihan-latihan
dalam perusahaan
•
Posisi
Manager dalam perusahaan
•
Dinamis
& Statisnya Organisasi
•
Efektivitas
Komunikasi
•
Tipe
pekerjaan yang dilakukan
•
Kecakapan
& Pengalaman Manager
•
Span
of Personality and Energy
•
Dedikasi
dan Partisipasi bawahan.
B. BENTUK – BENTUK DAN STRUKTUR
ORGANISASI
Ø Struktur
Fungsional
KELEBIHAN
STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
•
Paling
sesuai untuk lingkungan yang stabil
•
Dapat
mencapai skala ekonomis pada masing-masing bagian.
•
Merangsang
berkembangnya keterampilan yang bersifat fungsional.
•
Sesuai
untuk organisasi berukuran kecil sampai sedang.
Baik bagi organisasi yang
menghasilkan satu atau sejumlah kecil jenis produk.
KEKURANGAN
STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
•
Respon
organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak lambat.
•
Pengambilan
keputusan menumpuk pada puncak organisasi.
•
Koordinasi
antar bagian / fungsi tidak terlalu baik.
•
Inovasi
terbatas
•
Pandangan
terhadap sasaran organisasi agak terbatas, anggota organisasi cenderung hanya
memperhatikan sasaran bagiannya sendiri.
Ø Struktur
Produk
KELEBIHAN
STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
•
Paling
sesuai untuk lingkungan yang tidak stabil dengan perubahan cepat.
•
Penanggung
jawab produk jelas.
•
Koordinasi
antar fungsi baik.
•
Mudah
beradaptasi dengan tuntutan luar.
•
Sesuai
untuk organisasi berukuran besar.
•
Baik
bagi organisasi yang menghasilkan banyak jenis produk.
KEKURANGAN
STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
•
Tidak
mampu mencapai efisiensi ekonomis
•
Koordinasi antar produk sulit
•
Keahlian
teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional.
•
Integrasi
ataupun standardisasi antar produk sulit tercapai.
Ø Struktur
Matriks
KELEBIHAN
STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
•
Mampu
mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk menjawab tuntutan “ganda”
lingkungan.
•
Dapat
memanfaatkan karyawan secara fleksibel.
•
Sesuai
untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit serta lingkungan yang tidak
stabil.
•
Sangat
sesuai untuk organisasi ukuran sedang.
KEKURANGAN
STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
•
Adanya
wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingungan.
•
Menghabiskan
banyak waktu untuk koordinasi.
•
Hanya
bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan vertikal.
a. Organisasi lini
Organisasi lini adalah suatu bentuk
organisasi yang didalamnya adanya batasan yang jelas antara pimpinan dan
bawahan. Pimpinan bertanggung jawab atas segala kegiatan organisasi dan
mempunyai hak untuk mengambil keputusan dan wewenang lalu, bawahan harus
mematuhinya.
Kekurangan dari organisasi lini adalah kurangnya seorang pimpinan yang
berpengalaman dan berpengetahuan luas, adanya kecenderungan untuk seorang
pimpinan untuk bertindak otoriter/dictator,dalam pengembangan suatu bawahan
kurang mendapat perhatian, karena mereka tidak pernah diikutsertakan dalam
pengambilan keputusan dan kurang bebas dalam melakukan tindakan.
b. Organisasi lini dan Staff
Perpaduan antara struktur organisasi garis dengan struktur organisasi
fungsional dengan bantuan staff. Keburukan Organisasi Lini dan Staf, yaitu :
Struktur organisasinya sangat rumit, adanya kemungkinan pimpinan staf melampaui
batas kewenangannya, dan perintah lini dan perintah staf sering membingungkan
anggota organisasi karena kedua jenis hirarki sering tidak seirama dalam
memandang sesuatu .
c. Organisasi Fungsional
Organisasi Fungsional adalah organisasi yang susunannya berdasarkan atas
fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut,Dalam organisasi ini seorang
tenaga kerja tidak hanya bertanggung jawab kepada satu atasan saja. Pada
organisasi ini pemimpin berhak memerintahkan kepada para tenaga kerja/para
karyawannya, selama masih dalam hubungan pekerjaan.Sehingga seorang pekerja
dapat saja diperintah oleh lebih dari satu atasan sesuai dengan keahliannya.
Kelebihannya :
Karena masing – masing divisi dalam management lebih terfokus dalam menggarap
satu bidang saja, sehingga memunculkan orang – orang yang benar – benar
berkompeten di bidang tersebut. Keprofesionalitasan dalam bidang ini menjadi
salah satu indikator bagaimana organisasi pada umumnya dan masing – masing
divisi dalam suatu organisasi pada khususnya berjalan dan sesuai dengan
programyang telah dijalankan. Lebih bisa mencapai hasil yang maksimal dalam
jalur – jalur garis besar program perusahaan yang benar untuk menghindari jika
ada kesalahan yang mendasar dalam perusahaan, perusahaan dapat cepat
menyelesaikannya.
1. perusahaan lebih produktif
Dengan struktur yang baik dalam bekerja menyebabkan para pekerja semakin giat
dalam menjalankan pekerjaannya guna mencapai hasil yang terbaik.
2. Memunculkan inovasi – inovasi baru
Karena banyaknya orang – orang yang benar berkompeten di bidang masing – masing
bidang, maka akan banyak timbul ide – ide dan kreatifitas serta inovasi –
inovasi sehingga perusahaan tidak jalan di tempat dan deadlock bahkan varietas
perusahaan menjadi kian beragam.
3. Perusahaan lebih bisa berkembang dan maju
Seiring munculnya banyak inovasi – inovasi baru maka perusahaan pun akan cepat
berkembang dengan memaksimize setiap tujuan perusahaan dalam mencapai
profityang diharapkan oleh perusahaan.
KELEMAHAN
Karena banyaknya orang ahli dan kompeten di bidangnya maka muncul konflik –
konflik baik vertikal maupun horizontal, banyaknya orang ahli di masing –
masing bidang menimbulkan seringnya gesekan – gesekan opinion maupun ide sangat
sering terjadi yang bisa mengganggu stabilitas perusahaan.
1. Sulitnya mengontrol perusahaan karena banyaknya bidang dan divisi serta “
ilmuwan – ilmuwan “ di masing – masing bidangnya. Yang akhirnya harus merekrut
dewa pengawas perusahaan-perusahaan dalam setiap bidang.
2. Penyimpangan – penyimpangan jadi sulit terlacak dan lebih sering terjadi
yang bukan mustahil menimbulkan kerugian yang besar pada perusahaan. Karena
banyaknya bidang dan divisi yang harus dikontrol sehingga pengawasanpun menjadi
lemah.
3. Sulit mencari figur pimpinan karena banyaknya orang – orang yang ahli dan
berkompeten di bidangnya sehingga sangat sulit menilai karena kedudukan dan
peranan yang sama dalam perusahaan.
4. Muncul persaingan yang tidak sehat karena masing –masing merasa ahli dan
berperan dalam perusahaan. Untuk itu perusahaan harus selektif dalam mencari
para ahli dalam setiap bidangyang dipegang.
Suatu organisasi baik itu organisasi formal maupun informal dalam melakukan
segala aktivitasnya pastilah terdapat hubungan diantara orang-orang yang
melaksanakan aktivitas tersebut. Semakin banyak aktivitas yang dilakukan, maka
akan semakin kompleks juga hubungan yang terjalin. Untuk mengatasi masalah
itu,maka dibuatlah stuktur organisasi yang menggambarkan hubungan antar
kelompok/bagian.
Contohnya seperti pada institusi pendidikan. Institusi pendidikan berarti
sebuah lembaga atau organisasi yang berfokus pada pengembangan
pendidikan.Agent-agent yang berperan diantaranya adalah tenaga pengajar (guru,
dosen), tenaga pendukung (pegawai administrasi, petugas kebersihan, dan
lainnya), dan anak didik (siswa, mahasiswa). Umumnya lembaga/institusi
pendidikan ini menggunakan struktur organisasi garis dan fungsional. Organisasi
fungsional dan garis adalah bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan
tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian di bawahnya yang mempunyai keahlian
tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang
koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian
Jadi,masing-masing kepala bagian memiliki spesialisasi kerja dan memiliki
wewenang untuk betindak/melakukan sesuatu sesuai dengan bidangnya namun
wewenang tertinggi tetap dipengang oleh pucuk pimpinan. Namun bentuk organisasi
fungsional dan garis ini memiliki kekurangan yaitu :
- dengan adanya spesialisasi/pembagian kerja, hal ini dapat memberikan
kejenuhan kepada anggotanya. Misalkan seorang guru bertahun-tahun mengajar
pelajaran yang sama, maka hal ini akan menimbulka. kejenuhan.
- Anggota tidak dapat melakukan koordinasi dengan anggota lain. Karena
spesialisasinya saling berbeda. Selain itu juga pejabat fungsional akan
mengalami kebingungan karena dalam suatu bagian dikoordinasikan oleh lebih dari
1 orang
B. BENTUK – BENTUK DAN STRUKTUR
ORGANISASI (Buku)
-
Departemen fungsional
Merupakan departementasi yang paling umum dan
luas digunakan dalam merancang struktur, dan dapat dijumpai dalam semua tipe
organisasi
-
Departemen produk
Dengan berkembangnya organisasi
(formal) maka departementasi fungsional menjadi tidak praktis lagi digunakan ,
sehingga perlu dibentuk devisi devisi setengah otonom yang masing masing
merancang , memproduksi dan memasarkan sendiri produk-produknya
-
Departemen Wilayah
Departemen atas dasar wilayah akan
di perlukan bila organisasi tersebut beroprasi di wilayah wilayah yang
tersebar. Tipe departemen wilayah sering di sebut sebagai departementasi
lokasi, daerah , regional ataupun geografis.
Refrensi:
SERI DIKTAT KULIAH /
PENGANTAR ORGANISASI & METODE WIDIYATMI / PENERBIT GUNADARMA (EBOOK)
